Opis działania programu

Program oblicza koszty wykonania większości produktów w drukarni, wspomaga również pracę działu zamówień i sprzedaży, ułatwia zarządzanie produkcją.

Zlecenia

Formularz zlecenia obejmuje następujące dane: stan zlecenia, numer, dane klienta, nakład oraz dane szczegółowe dla drukarni, przygotowalni, introligatorni.

Dodatkowo, w celu kontroli i wspomagania zarządzania zleceniami, można wprowadzić inne informacje - daty, terminy realizacji odpowiednich etapów zlecenia, narzuty na materiały i robociznę.

Dzięki Poligrafowi bez trudu można również wykonać inne operacje:

• zaktualizować koszt zlecenia wg aktualnie obowiązujących cen,
• przygotować zlecenie dodruku do wybranego zlecenia,
• przygotować wydruk do zlecenia na podstawie przygotowanego szablonu,
• utworzyć nowe zlecenie na podstawie wybranego.

Program sam wylicza następujące wartości dla poszczególnych pozycji zlecenia:

• zwyżkę papieru (jej wielkość obliczana jest na podstawie tabeli zwyżek),
• liczbę arkuszy w formacie maszyny i papieru ze zwyżką,
• liczbę arkuszy w formacie maszyny i papieru bez zwyżki,
• liczbę użytków,
• liczbę płyt,
• liczbę przelotów,
• liczbę przyrządów,
• wartość papieru,
• wartość pozycji.

Na podstawie wprowadzonych pozycji obliczana jest całkowita wartość druku oraz całkowita wartość papieru dla danego zlecenia drukarskiego.

Użytkownik ma możliwość samodzielnego ustalania cenników, które odnoszą się do:

• parku maszyn drukarskich i introligatorskich,
• działu DTP/składu,
• czynności introligatorskich.

Klienci

Program pozwala na łatwe i wygodne prowadzenie uporządkowanej ewidencji klientów.

Ich dane wykorzystywane są przy przygotowaniu kalkulacji zleceń, wystawianiu dokumentów sprzedaży, tworzeniu zestawień sprzedaży dla poszczególnych klientów oraz przy drukowaniu dokumentów związanych ze zleceniami.

Organizacja produkcji i zarządzanie

Poligraf daje możliwość dokładnego planowania produkcji, monitorowania zaawansowania prac nad zleceniem, zarządzania kontaktami z klientem.

Program przygotowuje bardzo wiele użytecznych zestawień, m.in.:

• harmonogramy zleceń,
• obciążenie maszyn,
• zapotrzebowanie na papier dla wybranych zleceń,
• sprzedaż w rozbiciu na poszczególnych klientów.

Dokumenty sprzedaży mogą być przeglądane w podziale na zapłacone i niezapłacone, a zlecenia w podziale na, zafakturowane, niezafakturowane, zapłacone, niezapłacone.

Sprzedaż

Poligraf pozwala na szybkie wystawienie dokumentów sprzedaży powiązanych z konkretnym zleceniem z kartoteki zleceń - wtedy wszelkie znaczące dane dokumentu (klient, wysokość zaliczki, wartość sprzedaży) pochodzą z przygotowanej wcześniej kalkulacji zlecenia.

Jako pozycja faktury wpisywany jest: tytuł zlecenia, nakład zlecenia, cena jednego egzemplarza, a następnie na podstawie tych parametrów obliczana jest wartość pozycji oraz wartość całego dokumentu sprzedaży.

Obsługa programu

Łatwa obsługa programu to jedna z jego najważniejszych zalet. Interfejs użytkownika umożliwia pracę z programem za pomocą myszki, jak również wyłącznie za pomocą klawiatury.

W programie wykorzystywany jest system haseł powiązanych z uprawnieniami poszczególnych jego użytkowników.

Dzięki możliwości archiwizowania, kontroli i naprawy danych awaria zasilania lub komputera nie musi oznaczać utraty wprowadzonych zapisów. W ten sposób program dba o bezpieczeństwo powierzonych mu danych.

Program pracuje w systemie WINDOWS 95, 98, Me, NT, 2000, XP. Możliwa jest praca w sieci oraz współpraca z dowolną drukarką.